# Datenschutz-Memo: Microsoft als Sub-Auftragsverarbeiter (Outlook-IMAP-OAuth)

**An:** Chahine Brini (Geschäftsführung, Rebreak)
**Von:** Hans Müller, externer Datenschutzbeauftragter
**Datum:** 2026-05-13
**Betreff:** DSGVO-Review Outlook-IMAP-OAuth-Integration (Mail-Auto-Delete-Feature)
**Klassifikation:** Internes Compliance-Memo, kein Rechtsrat

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## 1. Gesamteinschätzung (Executive Summary)

**Risiko-Klasse: Mittel** — vorausgesetzt, die unten genannten Pflichten werden vor Live-Schaltung erledigt.

- Die OAuth2-Integration ist datenschutzrechtlich **günstiger als die bisherige App-Passwort-Lösung** (granular widerrufbare Scopes, Token-Rotation, kein Klartext-Credential bei Rebreak).
- Microsoft ist als Auftragsverarbeiter für Exchange Online seit Februar 2025 vollständig im **EU Data Boundary** — der Drittland-Transfer ist damit deutlich entschärft, aber **nicht vollständig eliminiert** (Support-Zugriffe, Telemetrie, Identity-Platform-Subsysteme können noch US-Routing enthalten).
- Microsofts Standard-**DPA** (Stand September 2025) erfüllt die Art. 28-Anforderungen formal — eine eigenständige Vertragsunterzeichnung ist für Consumer-/Free-Tier-OAuth in der Regel **nicht möglich**; die DPA gilt qua Akzeptanz der Microsoft Services Agreement bzw. App-Registration-Bedingungen. Dies sollten Sie einmal anwaltlich verifizieren lassen, da Rebreak hier als „Partner" und nicht als zahlender M365-Tenant agiert.
- **Kein Blocker** für Go-Live, aber Pflicht-Aufgaben (VVT, Datenschutzerklärung, User-Einwilligungstext, Token-Revoke-Logik beim Löschen) **vor** Aktivierung.

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## 2. Sub-Auftragsverarbeiter-Konstellation (Art. 28 DSGVO)

### 2.1 Rolle von Microsoft

| Datenfluss | Rolle Microsoft | Rolle Rebreak |
|---|---|---|
| User loggt sich bei `login.microsoftonline.com` ein (Browser → MS) | **Verantwortlicher** für das Microsoft-Konto des Users (eigene Privacy-Policy) | nicht beteiligt |
| MS gibt `auth_code` an Rebreak-Backend zurück | **Verantwortlicher** (User → MS, MS-Datenschutzerklärung) | wird hier zum Empfänger |
| Token-Storage + IMAP-Calls Rebreak → `outlook.office365.com` mit XOAUTH2 | **Auftragsverarbeiter** (verarbeitet Mailbox-Inhalt im Auftrag Rebreaks) | **Verantwortlicher** |
| Rebreak liest/löscht Glücksspiel-Mails | reine Speicher-/Übermittlungsfunktion | Verantwortlicher mit Art. 9-Daten-Verarbeitung |

**Konsequenz:** Microsoft ist im Sinne des Mail-Auto-Delete-Features ein **Auftragsverarbeiter Rebreaks** (Art. 28) — aber **nur** für die IMAP-/Postfach-Verarbeitung. Der OAuth-Identity-Vorgang selbst ist ein **eigenverantwortliches** Microsoft-Geschäft gegenüber dem Endnutzer.

### 2.2 Rechtsgrundlage für die Sub-AV-Beauftragung

Microsofts „[Products and Services Data Protection Addendum (DPA)](https://aka.ms/DPA)" in der Version **September 2025** erfüllt die Mindestanforderungen aus Art. 28 Abs. 3 DSGVO formal.

**Wichtige Einschränkung — anwaltliche Klärung empfohlen:** Die DPA bindet Microsoft typischerweise nur gegenüber **lizenzierten Customers** (M365-Tenants). Für eine reine **OAuth-App-Registration** ohne kommerzielle MS-Lizenz greifen die [Microsoft Services Agreement](https://www.microsoft.com/servicesagreement/) sowie die [API Terms of Use](https://learn.microsoft.com/en-us/legal/microsoft-apis/terms-of-use). Hier ist **nicht trivial**, ob Rebreak einen DPA-Anspruch für die IMAP-Verarbeitung der **Consumer-Postfächer** der Endnutzer hat.

→ **Empfehlung:** Diese spezifische Konstellation („Anti-Sucht-App liest fremde Consumer-Postfächer via OAuth") **anwaltlich prüfen lassen** (1-2 Stunden Aufwand).

### 2.3 Drittland-Transfer (Kapitel V DSGVO)

**Gute Nachricht:** Microsoft hat das [**EU Data Boundary**](https://learn.microsoft.com/en-us/privacy/eudb/eu-data-boundary-learn) im Februar 2025 abgeschlossen. Exchange Online (und damit `outlook.office365.com`) speichert und verarbeitet Kunden- und pseudonymisierte personenbezogene Daten innerhalb der EU/EFTA.

**Verbleibende Drittland-Aspekte:**
- **Microsoft Identity Platform** (`login.microsoftonline.com`) ist eine globale Identitäts-Infrastruktur. Token-Refresh-Calls können je nach geografischer Routing-Policy auch US-Endpoints erreichen.
- **Support-/Engineering-Zugriffe** durch nicht-EU-Personal sind durch das im November 2025 eingeführte **Data Guardian**-Programm zwar EU-überwacht, aber nicht ausgeschlossen.
- **Telemetrie/Diagnostik** kann residuale US-Übermittlungen enthalten.

**Konsequenz:**
- [EU-Standardvertragsklauseln (SCC) 2021/914](https://commission.europa.eu/publications/standard-contractual-clauses-controllers-and-processors-eueea_en) als Anhang zur DPA — Modul 2/3.
- **EU-US Data Privacy Framework** (DPF), Microsoft ist gelistet.
- Ein eigenständiges **Transfer-Impact-Assessment (TIA)** ist **erforderlich, aber leicht erstellbar**.

→ **Empfehlung TIA:** 2-3 Seiten, Template nach [EDSA Recommendations 01/2020](https://www.edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/recommendations/recommendations-012020-measures-supplement-transfer_en).

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## 3. Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO)

### 3.1 Neue VVT-Zeile „Outlook-Mail-Anbindung via OAuth2"

| Feld | Inhalt |
|---|---|
| **Bezeichnung** | Outlook-IMAP-Anbindung via Microsoft Identity Platform (OAuth2) |
| **Zweck** | Erkennung und Löschung von Glücksspiel-Werbemails im Nutzer-Postfach (Sucht-Trigger-Minimierung) |
| **Rechtsgrundlage** | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) — Wechsel auf Art. 9 Abs. 2 lit. h bei DiGA-Listung |
| **Betroffene Personen** | Registrierte Rebreak-Nutzer mit Microsoft-Consumer-Postfach (outlook.com, hotmail.com, live.com, msn.com) |
| **Datenkategorien (Art. 6)** | E-Mail-Adresse, OAuth-Access-Token, OAuth-Refresh-Token, Token-Ablaufdatum, technische Verbindungs-Metadaten (IMAP-Session-Logs) |
| **Datenkategorien (Art. 9)** | Indirekt: Verbindung „MS-Account-Inhaber X nutzt Anti-Glücksspiel-App" → Rückschluss auf Suchterkrankung möglich (siehe Abschnitt 6) |
| **Empfänger / Sub-AV** | Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland |
| **Drittland-Transfer** | Primär EU (EU Data Boundary, Exchange Online), residuale Transfers in USA für Identity-Platform/Support (SCCs 2021/914 + EU-US DPF) |
| **Speicherdauer** | Tokens: bis User-Disconnect oder 90 Tage Inaktivität (refresh-token-TTL); Verbindungs-Logs: 30 Tage rolling |
| **TOMs** | AES-256-Encryption-at-rest für Tokens, TLS 1.2+ in Transit, Zugriff auf Token-Tabelle nur durch Backend-Service-Account, Hetzner DE Hosting |
| **Löschkonzept** | Bei User-Disconnect oder Account-Löschung: aktiver Token-Revoke bei MS (`/oauth2/v2.0/logout` bzw. revoke-endpoint) + DB-Row-Löschung |

### 3.2 Sub-AV-Liste aktualisieren

**Ja, Microsoft muss als Sub-AV ergänzt werden.** Aktuelle Sub-AV-Liste sollte umfassen:

1. Hetzner Online GmbH (DE) — Hosting
2. Groq Inc. (USA) — Lyra-LLM-Inferenz
3. Stripe Payments Europe Ltd. (IE) / Stripe Inc. (USA) — Zahlungsabwicklung
4. Cloudflare Germany GmbH / Cloudflare Inc. (USA) — DNS/CDN
5. **NEU: Microsoft Ireland Operations Ltd. (IE) — IMAP-Postfach-Verarbeitung bei Outlook-Mail-Anbindung**
6. ggf. weitere Mail-Provider (Google, Apple, GMX, Yahoo) — hier bitte prüfen, ob diese ebenfalls noch nicht im VVT/Sub-AV-Liste stehen

→ **Wichtiger Hinweis:** Bei den anderen IMAP-Providern (Gmail, iCloud) stellt sich **dieselbe Frage** wie bei MS. Diese Inkonsistenz im aktuellen VVT sollte mit dieser Gelegenheit **mit aufgeräumt** werden.

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## 4. Datenschutzerklärung — Update-Pflicht (Art. 13 DSGVO)

### 4.1 Neuer Textbaustein (Vorschlag, anwaltlich final reviewen lassen)

> **Verbindung mit Microsoft Outlook (consumer)**
>
> Wenn Sie Ihr persönliches Microsoft-Postfach (outlook.com, hotmail.com, live.com, msn.com) mit Rebreak verbinden, nutzen wir das standardisierte OAuth2-Verfahren der Microsoft Identity Platform. Sie loggen sich dabei direkt bei Microsoft ein — Ihre Zugangsdaten erreichen Rebreak zu keinem Zeitpunkt.
>
> Nach erfolgreichem Login speichern wir verschlüsselt:
> - einen **Access-Token** (Lebensdauer ca. 1 Stunde),
> - einen **Refresh-Token** (Lebensdauer bis zu 90 Tage, ohne Nutzung).
>
> Diese Tokens berechtigen Rebreak ausschließlich zu folgenden Zugriffen (OAuth-Scopes, nach Prinzip der Datenminimierung):
> - `IMAP.AccessAsUser.All` (Lese-/Lösch-Zugriff auf Ihre E-Mail-Inbox)
> - `offline_access` (technischer Refresh-Token-Bezug)
> - `openid` (OAuth-Mindesthygiene)
>
> Wir lesen **keine** weiteren Daten: keine Kontakte, keine Kalender, kein Profil, keine Fotos.
>
> Sub-Auftragsverarbeiter ist Microsoft Ireland Operations Ltd. (Dublin, Irland). Die Postfach-Verarbeitung erfolgt innerhalb des Microsoft EU Data Boundary (EU/EFTA). In Einzelfällen (Identity-Platform, Support) können Restdaten in die USA übermittelt werden — abgesichert durch die EU-Standardvertragsklauseln (Modul 2/3) und das EU-US Data Privacy Framework.
>
> Sie können diese Verbindung jederzeit in den Rebreak-Einstellungen trennen. Wir widerrufen den Token in diesem Fall aktiv bei Microsoft.

### 4.2 Unterschied „OAuth-Token-Storage vs App-Passwort-Storage"

> Bei den Anbietern, die wir per App-Passwort anbinden (z.B. GMX, Yahoo, ggf. iCloud), speichern wir ein vom Nutzer im Anbieter-Account erzeugtes Anwendungs-Passwort verschlüsselt in unserer Datenbank. Bei den Anbietern mit OAuth2-Verfahren (Google, Microsoft Outlook) speichern wir stattdessen die zeitlich begrenzten OAuth-Tokens. OAuth ist hierbei das aus Datenschutzsicht **vorzugswürdige** Verfahren, da die Berechtigungen feiner granuliert, jederzeit per Mausklick im Anbieter-Account widerrufbar und automatisch nach Inaktivität ablaufend sind.

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## 5. Betroffenenrechte

### 5.1 Recht auf Löschung (Art. 17)

**Pflicht, nicht Best-Practice:** Bei User-Löschung MÜSSEN Sie den Refresh-Token **aktiv bei Microsoft revoken**, bevor Sie die DB-Row entfernen.

→ **Spec für rebreak-backend:** Beim Disconnect/Delete-Flow:
1. Call `POST https://login.microsoftonline.com/common/oauth2/v2.0/logout` mit Refresh-Token (best-effort, mit Retry)
2. Error-Logging falls revoke fehlschlägt — aber DB-Row trotzdem nach max. 3 Retries löschen
3. Audit-Log-Eintrag „token revoked at MS: success/failure"

### 5.2 Auskunftspflicht (Art. 15)

Im Datenexport-Endpoint muss enthalten sein:
- Für jede aktive Mail-Verbindung: Provider (Outlook), verbundene E-Mail-Adresse, Verbindungs-Zeitpunkt, **die erteilten OAuth-Scopes** (als lesbare Liste, nicht die kryptischen Scope-Strings), Token-Ablaufdatum.
- **NICHT** den Token-Inhalt selbst.

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## 6. Art. 9 DSGVO — Besondere Kategorie (Suchterkrankung)

### 6.1 Der „Outing-Effekt" gegenüber Microsoft

Wenn ein User im OAuth-Consent-Screen liest „Rebreak (Anti-Glücksspiel-App) möchte auf Ihr Postfach zugreifen", **erfährt Microsoft** mittelbar, dass dieser MS-Account-Inhaber eine Anti-Sucht-App nutzt.

**Bewertung:** Keine Verarbeitung im Sinne von Art. 9 Abs. 1 durch Microsoft, weil MS keinen inhaltlichen Bezug herstellt. ABER: für den User ist die Sichtbarkeit relevant.

→ **Empfehlung — User-Information vor Consent:**

> Hinweis: Microsoft zeigt Ihnen im nächsten Schritt einen Berechtigungsdialog. Der App-Name „Rebreak" erscheint dort und wird in Ihrer Microsoft-Konto-Übersicht unter „App-Berechtigungen" sichtbar. Falls Ihr Microsoft-Konto von anderen Personen mitgenutzt wird, sollten Sie das berücksichtigen.

### 6.2 Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2

**Status quo (vor DiGA-Listung) — Empfehlung: Art. 9 Abs. 2 lit. a (ausdrückliche Einwilligung)**

→ **Praxis-Frage:** Wird die Art. 9-Einwilligung schon **explizit** für Gmail/iCloud/GMX-Connections eingeholt? Wenn nein, ist das ein **bestehender Compliance-Gap**.

**Vorschlag Consent-Text (anwaltlich review):**

> Mit der Verbindung meines E-Mail-Postfachs willige ich ausdrücklich ein, dass Rebreak in meinem Postfach gezielt nach Glücksspiel-Werbemails sucht und diese löscht. Mir ist bewusst, dass aus dieser Verarbeitung Rückschlüsse auf eine Suchterkrankung möglich sind, und ich willige in diese Verarbeitung von Gesundheitsdaten gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ausdrücklich ein. Diese Einwilligung kann ich jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem ich die Mail-Verbindung in den Einstellungen trenne.

**Zukunft (bei DiGA-Listung) — Wechsel auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO**.

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## 7. DiGA-Aspekte

**Kurzantwort:** Microsoft als zusätzlicher Sub-AV macht den BfArM-Antrag **marginal komplexer, nicht qualitativ anders.**

- Microsoft ist datenschutzrechtlich „besser dokumentiert" als Groq und Stripe.
- ISO 27001, ISO 27018, BSI-C5-zertifiziert für Exchange Online ([Microsoft Trust Center](https://www.microsoft.com/en-us/trust-center)).
- DPA + DPF + EU Data Boundary erfüllen die „Stand der Technik"-Anforderung für einen Sub-AV.

→ **Aktion:** Microsoft als Sub-AV in das spätere DiGA-Datenschutz-Konzept-Dokument aufnehmen.

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## 8. Konkrete To-Do-Liste, priorisiert

| # | Aktion | Owner | Frist | Blocker für Outlook-Go-Live? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | VVT-Zeile „Outlook-IMAP via MS Identity Platform" ergänzen | Brini (DSB-Vorlage liefere ich) | **vor Go-Live** | **Ja** |
| 2 | Sub-AV-Liste in Datenschutzerklärung um Microsoft Ireland erweitern | Brini + Anwalt-Review | **vor Go-Live** | **Ja** |
| 3 | Datenschutzerklärungs-Textbaustein „Outlook-Anbindung" + „OAuth vs App-Passwort" einfügen | Brini + Anwalt-Review | **vor Go-Live** | **Ja** |
| 4 | Art. 9-Einwilligungs-Flow im Mail-Connect-Onboarding implementieren (sofern noch nicht für andere Provider vorhanden) | rebreak-native + rebreak-backend | **vor Go-Live** | **Ja** |
| 5 | Token-Revoke-Logik (`/oauth2/v2.0/logout`) bei Disconnect + Account-Löschung implementieren | rebreak-backend | **vor Go-Live** | **Ja** |
| 6 | Datenexport-Endpoint (Art. 15) um `mail_connections`-Block ergänzen, falls nicht vorhanden | rebreak-backend | binnen 30 Tagen nach Go-Live | Nein |
| 7 | TIA (Transfer Impact Assessment, 2-3 Seiten) für MS-Sub-AV erstellen | DSB-Draft, Brini-Freigabe | binnen 30 Tagen nach Go-Live | Nein (aber dringend) |
| 8 | Anwaltliche Klärung „greift MS-DPA bei reiner OAuth-App-Registration?" | Anwalt | binnen 60 Tagen | Nein, aber Risiko-Minderung |
| 9 | Microsoft-Sub-AV in DiGA-Datenschutz-Konzept einbauen | DSB + rebreak-strategist | wenn DiGA-Antrag aktuell wird | Nein |
| 10 | Bestehenden VVT auf Konsistenz prüfen (Gmail/iCloud/GMX als Sub-AV?) | DSB-Audit | binnen 60 Tagen | Nein (aber wichtig für Konsistenz) |

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## 9. Was ich **nicht** entscheiden kann (Anwalts-Themen)

1. **Vertragsrechtliche Bindung der MS-DPA an OAuth-App-Registrationen ohne kommerzielle Lizenz** — gehört in eine kurze juristische Stellungnahme.
2. **Finaler Wortlaut der Einwilligungserklärung Art. 9** — Einwilligungstexte sollten anwaltlich gegen UWG/AGB-Recht geprüft sein.
3. **Finaler Wortlaut der Datenschutzerklärungs-Änderungen** — Ich liefere DSB-Vorlagen, die juristische Abnahme bleibt Anwalt.
4. **AGB-Anpassung** für das veränderte Verfahren (App-Passwort → OAuth).

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## 10. Quellen

- [Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA), Sept 2025 — aka.ms/DPA](https://aka.ms/DPA)
- [Microsoft EU Data Boundary — Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/en-us/privacy/eudb/eu-data-boundary-learn)
- [Microsoft Trust Center — EU Data Boundary Overview](https://www.microsoft.com/en-us/trust-center/privacy/european-data-boundary-eudb)
- [Microsoft EU Data Boundary Completion — Microsoft On the Issues, 26.02.2025](https://blogs.microsoft.com/on-the-issues/2025/02/26/microsoft-completes-landmark-eu-data-boundary-offering-enhanced-data-residency-and-transparency/)
- [Microsoft European Digital Commitments — One Year On, 29.04.2026](https://blogs.microsoft.com/on-the-issues/2026/04/29/one-year-on-progress-on-our-european-digital-commitments/)
- [Microsoft Identity Platform — OIDC Single Sign-Out / Token Revocation](https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/v2-protocols-oidc#single-sign-out)
- [EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 — Europäische Kommission](https://commission.europa.eu/publications/standard-contractual-clauses-controllers-and-processors-eueea_en)
- [EDPB Recommendations 01/2020 — Supplementary Measures (TIA-Grundlage)](https://www.edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/recommendations/recommendations-012020-measures-supplement-transfer_en)
- [BfArM DiGA-Leitfaden (Datenschutz-Anforderungen)](https://www.bfarm.de/DE/Medizinprodukte/Aufgaben/DiGA/_node.html)
- DSGVO: Art. 6, 9, 13, 15, 17, 28, 30, 32, 33, 35 sowie Kapitel V

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Mit freundlichen Grüßen
Hans Müller
Externer Datenschutzbeauftragter, Rebreak